在遭遇不可抗力或意外事件影响旅游行程的情况下，旅行社应当及时向旅游者说明情况。旅游者不同意变更旅游合同的，旅行社有权解除合同，在扣除必要费用后将余款退还旅游者并协助旅游者返程，返程费用由旅游者和旅行社共同承担。

旅游者同意变更合同的，如原定行程中有部分无法进行，则应按照实际减少的费用退还旅游者。值得一提的是，“减少的费用”不包含旅行社利润，旅行社只需将无法成行的行程中所实际减少费用退还旅游者即可。因无法成行的行程中所含项目的总费用、不可退还费用分别是多少均需由旅行社举证证明，旅行社应在行程单中应注明每个行程所含服务内容，并保留相关合同、支付费用凭证等资料。

旅行社如需退回酒店住宿、机票、门票等有明确价格的项目费用，旅行社在扣除必要费用损失后退还余款即可，证明必要费用损失可提供票据、费用已支付凭证、第三方出具的退改政策说明等。如需退回旅游大巴车、餐饮、导游服务、接机服务等仅有单个项目总价，无法明确每一天具体价格的项目费用，因旅行社举证较为困难，在司法实践中，法院通常会将此类项目的总费用平均到每一天，以此来计算剩余行程所对应的费用，此方法旅行社也可参考借鉴，在实践操作中参照下列公式计算剩余团费或减少的团费后再行与游客办理扣款及退款手续：剩余团费或减少的团费=此类旅游项目总费用÷旅游行程总天数×剩余行程天数。

无论是变更还是解除合同，旅行社均应与旅游者签订书面的《行程变更/取消确认书》，双方明确变更/取消的原因、行程变更/取消的情况、费用的承担与退还等。确认书必须由每位旅游者亲笔签名并注明日期，如因客观情况确需代签的，代签人必须与该游客具有亲属关系并注明“代签”。